Penting sekali untuk mengawasi perkembangan sebuah proyek. Semua itu dilakukan untuk memastikan agar pekerjaan berjalan dengan lancar, terarah dan tepat waktu. Pengawasan pembangunan sebuah rumah dengan luas 36 meter persegi tentu berbeda dengan pengawasan pembangunan Gedung bertingkat atau pembangunan Bandara. Semakin banyak pihak yang terlibat dalam sebuah proyek maka semakin kompleks manajemen didalamnya, semakin banyak koordinasi yang diperlukan, semakin tinggi pula resiko keselamatan kerja di dalamnya. Untuk itulah pengawasan dan pengendalian harus dilakukan.
Menjadi anggota tim yang terlibat di sebuah Proyek harus paham dimana posisi proyek saat ini, apa saja yang telah dilakukan, apa yang akan dilakukan besok, kapan target proyek harus selesai, berapa sisa dana, masalah serius apa saja yang menghambat jalannya proyek dan lain sebagainya. Oleh karena itu, saya merangkum setidaknya ada 6 hal yang harus dilakukan untuk mengawasi/mengendalikan sebuah Proyek:
1. Project Meeting (Weekly or Daily Standups)
Pertemuan berkala (regular meeting) sangatlah penting. Ini adalah sebuah jalan untuk mengetahui kondisi proyek dan membahas masalah penting lainnya bersama semua anggota Tim bersama, disebuah ruangan, dalam waktu tertentu. Baik itu secara tatap muka atau virtual (Web Conference). Setiap hari seperti Daily standup meeting atau setiap pekan (Weekly Meeting). Ini amatlah penting untuk mengumpulkan Tim Proyek bersama-sama, berdiskusi, berbagi ide, berbagi keluh-kesah, saling memberi kabar terbaru (update) terhadap temuan di lapangan, dan juga membuat Tim Proyek mendapatkan penjelasan akan masalah baru/resiko yang perlu untuk diikuti, diatur dan mengambil tindakan agar hal buruk tersebut tidak menghampiri. Pastikan bahwa semua hal yang dibahas/rencana saat itu dituangkan dalam sebuah Risalah Rapat yang diketahui bersama. Hal ini agar semua hal yang dibahas tidak menguap begitu saja. Pertemuan berkala ini juga berlaku bersama pihak eksternal/pihak terkait seperti Kontraktor yang melaksanakan tugas di lapangan.
2. Obrolan Singkat Bersama Tim
Tidak kalah pentingnya dengan point nomor 1. Ini sangat vital. Ambil waktu senggang di sela kesibukan Anda untuk sekadar berbincang-bincang dengan Tim anda, mungkin 5 hingga 15 menit. Mendengarkan pendapat dari mereka sangat membantu bagi kita untuk memahami sebuah masalah dari perspektif mereka. Mungkin Anda akan takjub setelah mendengar saran/ide dari mereka.
3. Project Manager Issue Tracker
Dalam hal ini Anda memerlukan sebuah Tools (Alat) bisa berbentuk sebuah lembar kerja Excel, yang memuat banyak masalah, status dan perkembangannya. Penting bagi Anda untuk mengikuti dan berkontribusi dalam penyelesaian masalah ini. Biasanya masalah-masalah di dalamnya dapat diklasifikasikan berdasarkan urgensi, seperti: segera, tinggi, sedang, kecil. Dengan adanya tools ini, semua masalah terdaftar lengkap beserta nama penanggung jawabnya, sehingga Manajemen dapat mengambil langkah strategis dan memprediksikan kemana arah proyek ini akan berjalan, apakah sesuai harapan? Tepat waktu dan sebagainya.
4. Get It Done!
Ini memerlukan kedisiplinan dari anggota Tim untuk menyelesaikan tugas/masalah hingga benar-benar tuntas sesuai pembagian yang sudah ditunjuk. Tidak membiarkan tugas menumpuk begitu saja tanpa adanya tindakan. Penting untuk membuat deadline terhadap tugas yang didapat agar pekerjaan menjadi efisien dan terarah.
5. Pemantauan di Lapangan
Setidaknya setiap hari lakukan pemantauan di lapangan secara langsung. Sekadar melihat fisik pekerjaan, sejauh mana sudah selesai, apa saja yang belum dilakukan, ada temuan apa saja di lapangan. Hal ini sangat membantu seorang Pengawas untuk mengawal pekerjaan agar selesai sesuai rencana.
6. Weekly Report
Misal: Anda adalah seorang Manajer Proyek. Laporan ini dapat membantu Anda untuk merefleksikan apa yang sudah anggota tim Anda lakukan pada pekan ini. Sejauh mana perkembangannya, memikirkan ulang terhadap kesalahan yang sudah dibuat, dari sini Anda bisa merencanakan langkah-langkah tepat terhadap percepatan proyek tersebut. Dari laporan ini pula Anda mengetahui hal baik apa saja yang sudah dilakukan oleh anggota tim dan efek yang ditimbulkan terhadap proyek. Seorang Manajer Proyek dapat merefleksikan ulang terhadap ruang lingkup dari pengiriman, ketergantungan dana, kualitas dan keamanan sebuah proyek. Ini adalah kesempatan yang baik bagi Seorang Manajer Proyek untuk memikirkan proyeknya, yang mungkin tidak sempat terpikirkan saat diluar karena sibuk dalam eksekusi tugas dan sebagainya. Sementara bagi anggota tim, Weekly Report berguna sebagai catatan yang memuat perkembangan sebuah proyek/tugas sehingga anggota tim dapat melacak dan membandingkan antara rencana dan realisasi.
Dan ketika Anda telah menyelesaikan status Weekly Report. What next? kembali ke Project Meeting. Begitulah kurang lebih kurang siklusnya. Sampai disini dulu ya teman-teman. Semoga bermanfaat.
